슬랙/노션/피그마 같은 협업 툴은 꼭 써야 하나요?

노노니 2025. 11. 6. 11:53

외주 프로젝트를 시작하면 "슬랙(Slack)이나 노션(Notion)으로 협업합시다"는 제안을 받곤 합니다. 이런 협업 툴을 반드시 사용해야 할까요? 상황에 따라 다르며, 중요한 것은 툴의 종류가 아니라 소통이 제대로 이루어지는가입니다.

최신 협업 툴이 등장하기 전부터 IT 프로젝트에는 프로젝트 게시판이라는 협업 공간이 있었습니다. 웹 기반 게시판 시스템으로, 프로젝트 단위로 참여하는 모든 구성원이 접속해서 소통하는 공간입니다.

프로젝트 게시판에서는 모든 것이 이루어집니다. 질의응답을 하고, 자료를 요청하고 받으며, 기획서를 업로드하고, 디자인 파일을 공유하고, 개발 과정의 모든 내용을 기록합니다. 프로젝트가 끝난 후에도 게시판을 보면 전체 진행 과정을 파악할 수 있습니다.

지금도 많은 외주사가 자체 프로젝트 게시판을 운영합니다. 게시판 형태일 수도 있고, 그룹웨어 형태일 수도 있습니다. 중요한 것은 모든 소통과 자료가 한곳에 모이는 공간이 있다는 것입니다.

슬랙은 실시간 메시징 기반의 협업 툴이고, 노션은 문서와 프로젝트 관리를 통합한 툴입니다. 두 가지 모두 협업에 효율적이고, 많은 스타트업과 IT 기업이 사내 업무용으로 활용합니다.

이미 슬랙과 노션을 잘 사용하고 있는 외주사나 발주사가 만나면 협업하기 매우 좋습니다. 익숙한 환경에서 빠르게 소통하고, 자료를 정리하고, 진행 상황을 공유할 수 있습니다.

하지만 반드시 이런 특정 협업 툴을 고집할 필요는 없습니다. 슬랙이나 노션을 사용하지 않는 외주사도 많고, 다른 협업 프로그램(예: Microsoft Teams, Jira, Trello 등)을 사용하는 곳도 있습니다.

중요한 것은 툴의 브랜드가 아니라, 소통이 원활하고 자료가 체계적으로 관리되는지입니다. 외주사가 자체적으로 잘 운영하는 협업 시스템이 있다면 그것을 사용하는 것도 좋습니다.

만약 발주자(스타트업)가 이미 슬랙과 노션을 사용하고 있다면, 외주사에게 같은 툴을 사용하자고 제안할 수 있습니다. 발주자 입장에서는 익숙한 환경에서 협업하는 것이 편하기 때문입니다.

대부분의 외주사는 발주자가 원하는 협업 툴에 맞춰줍니다. 슬랙 계정을 만들고 워크스페이스에 참여하거나, 노션 페이지를 함께 사용하는 것은 어렵지 않습니다.

발주자가 별도의 협업 툴을 사용하지 않고 있다면 외주사가 사용하는 협업툴 이용을 권할 수 있으며 무료 기간보다 프로젝트 기간 긴 경우 발주사에 유료 사용을 권하는 것이 좋습니다.

다만 프로젝트가 완료된 후에도 이전 내용을 볼 수 있는 권한을 부여받아야 합니다. 슬랙이나 노션을 발주자 계정으로 운영했다면 문제없지만, 외주사 계정으로 운영했다면 프로젝트 종료 후 접근 권한이 사라질 수 있습니다.

계약서에 "프로젝트 완료 후에도 협업 툴 내의 모든 자료와 대화 내용을 발주자가 열람할 수 있도록 권한을 유지한다" 같은 조항을 넣으면 안전합니다.

협업 툴 중에서 디자인은 피그마, 개발은 깃허브를 사용하는 것은 사실상 업계 룰처럼 되어 있습니다. 이 두 가지는 슬랙이나 노션과 달리 거의 필수에 가깝습니다.

피그마는 UI 디자인의 표준 툴입니다. 다른 그래픽 툴(XD, Sketch)을 사용하는 디자이너도 있지만, 협업과 웹 기반 작업을 고려하면 피그마가 압도적으로 효율적입니다. 외주사에 피그마 사용을 요구하는 것은 합리적입니다.

깃허브는 코드 버전 관리와 협업의 필수 도구입니다. 개발 외주에서 깃허브를 사용하지 않으면 나중에 인수인계, 유지보수, 추가 개발이 매우 어려워집니다. 다른 형상 관리, 코드 저장 툴을 사용할 수는 있지만, 깃 기반의 버전 관리 시스템은 반드시 사용해야 합니다.

이 두 가지는 외주사가 다른 방식을 선호하더라도 발주자가 요구하면 따라야 하는 툴입니다. "우리는 다른 방식으로 합니다"라고 하는 외주사는 협업 경험이 부족하거나 표준 방식을 모르는 것일 수 있습니다.

어떤 툴을 사용하든, 중요한 것은 어떻게 소통할 것인가입니다. 슬랙을 쓰더라도 답변이 며칠씩 늦거나, 중요한 내용이 흩어져서 찾기 어렵다면 의미가 없습니다.

반대로 이메일과 전화만 사용하더라도, 즉각 응답하고 내용을 체계적으로 정리해서 공유한다면 협업은 원활하게 이루어집니다.

협업 툴 선택 시 다음을 고려하세요:

이런 조건을 만족한다면 어떤 툴이든 괜찮습니다.

주의할 점은 너무 많은 툴을 동시에 사용하는 것입니다. 슬랙으로 대화하고, 노션으로 문서 관리하고, 트렐로로 일정 관리하고, 구글 드라이브로 파일 공유하고... 이렇게 되면 "이 내용이 어디 있더라?" 하며 여기저기 찾아다니게 됩니다.

협업 툴을 선택할 때 프로젝트 종료 후 자료 보관도 고려해야 합니다. 외주사의 계정으로 운영했다면, 프로젝트가 끝나고 계약이 종료되면 접근 권한을 잃을 수 있습니다.

슬랙의 경우 무료 플랜은 최근 90일 메시지만 보관됩니다. 유료 플랜이라도 외주사의 워크스페이스였다면 나중에 볼 수 없게 될 수 있습니다.

노션도 마찬가지입니다. 외주사의 워크스페이스에서 작업했다면, 프로젝트 종료 시 페이지를 복사해서 내 워크스페이스로 옮겨와야 합니다.

발주자 계정으로 협업 공간을 만들고, 외주사를 초대하는 방식이 가장 안전합니다. 그러면 프로젝트가 끝나도 모든 자료와 대화 내용이 발주자에게 남습니다.

협업 툴이 아무리 좋아도, 이메일은 여전히 중요한 소통 수단입니다. 중요한 결정, 계약 변경, 일정 합의 같은 내용은 이메일로도 보내는 것이 좋습니다.

슬랙 메시지는 흘러가고, 노션 페이지는 수정될 수 있지만, 이메일은 양쪽 모두에게 명확한 기록으로 남습니다. 나중에 분쟁이 생기면 이메일이 증거 자료가 됩니다.

"슬랙에서 이야기했으니 이메일은 안 보내도 되겠지" 하지 마세요. 중요한 내용은 슬랙에서 이야기하더라도, 결론을 이메일로 다시 정리해서 보내는 습관을 들이세요.