미팅은 얼마나 자주 해야 하나요?
외주 프로젝트를 진행할 때 미팅은 얼마나 자주 해야 할까요? 너무 자주 하면 작업에 방해가 되고, 너무 드물게 하면 방향이 어긋날 수 있습니다. 경험상 가장 효과적인 주기는 매주 한 번입니다.
매주 오프라인 미팅이 가장 좋습니다
외주 프로젝트는 매주 오프라인으로 미팅하는 것이 좋습니다. 격주나 한 달에 한 번은 너무 긴 간격입니다. 그 사이에 잘못된 방향으로 작업이 진행되면 뒤늦게 발견하게 됩니다.
매일 미팅하는 것은 비현실적이고, 외주사의 작업 시간을 너무 많이 빼앗습니다. 매주 한 번이면 진행 상황을 점검하고, 방향을 조정하고, 다음 주 계획을 세우기에 적절한 주기입니다.
가능하다면 온라인보다 오프라인 미팅을 권장합니다. 화면을 같이 보면서 직접 손으로 가리키며 이야기할 수 있고, 미묘한 뉘앙스도 전달하기 쉽습니다. 물론 거리가 멀거나 상황이 여의치 않으면 화상 미팅도 괜찮지만, 오프라인만큼 효과적이지는 않습니다.
미팅은 보고를 듣는 자리가 아닙니다
미팅은 단순히 "일주일 동안 무엇을 했는지" 보고를 듣는 자리가 아닙니다. 외주사가 화면을 띄워놓고 "이번 주에 로그인 화면 작업했고, 데이터베이스 설계했고, API 연동 준비했습니다" 같은 말만 늘어놓는 것은 의미가 없습니다.
미팅의 핵심은 일정에 맞춰 완료해야 할 작업물의 결과를 직접 보고 리뷰하는 것입니다. "로그인 화면을 만들었습니다"가 아니라, 실제 화면을 띄워서 "여기 보시면 이렇게 만들었습니다. 직접 사용해보세요"가 되어야 합니다.
말로 설명하는 것보다 눈으로 보고 손으로 직접 사용해보는 것이 훨씬 명확합니다. 그래야 "아, 이건 제가 생각한 것과 다른데요", "여기는 이렇게 수정하면 좋겠어요"같은 구체적인 피드백을 줄 수 있습니다.
일방적으로 만든 것이 원하는 것일 가능성은 낮습니다
아무리 기획서를 자세히 썼어도, 아무리 설명을 열심히 했어도, 외주사가 일방적으로 만든 것이 발주자가 원하던 것과 정확히 일치할 가능성은 낮습니다.
사람마다 같은 말을 듣고 다르게 이해합니다. "사용자 친화적인 디자인"이라는 말도 디자이너마다 다르게 해석합니다. "빠른 검색 기능"도 개발자마다 다르게 구현합니다.
그래서 만들어진 결과물을 보고 "이게 맞나?", "더 좋은 방법은 없나?" 함께 논의해야 합니다. 실제로 작동하는 것을 보면서 "여기는 이렇게 바꾸면 더 좋겠네요", "이 버튼은 위치를 옮기는 게 낫겠어요" 같은 구체적인 의견을 주고받을 수 있습니다.
한 번에 쭉 설명하고 끝내면 안 됩니다
미팅에서 외주사가 작업물을 쭉 설명하고, "언제까지 수정사항이나 의견 주세요"라고 말하고 끝나면 안 됩니다. 그 자리에서 바로 피드백을 주고, 중요한 수정 사항은 현장에서 합의해야 합니다.
"나중에 메일로 의견 드릴게요"라고 하면, 실제로는 며칠 지나서 생각나는 대로 의견을 보내게 됩니다. 그러면 외주사도 "이미 다음 작업을 시작했는데..." 하며 난감해합니다.
미팅 자리에서 화면을 보면서 "이 부분은 지금 바로 이렇게 바꿔보세요. 어떻게 보이나요?"처럼 즉석에서 테스트해볼 수도 있습니다. 간단한 수정은 현장에서 해결하고, 큰 변경은 우선순위를 정해서 다음 주 일정에 반영하세요.
마음에 들지 않으면 다시 작업을 요구하세요
결과물이 마음에 들지 않는다면, 작업을 다시 하는 일이 발생하더라도 원하는 결과가 나올 때까지 수정을 요구해야 합니다.
"이미 작업했으니 그냥 이대로 가는 게..." 하고 타협하면 안 됩니다. 지금 타협한 것은 나중에 더 큰 불만족으로 돌아옵니다. 서비스가 출시된 후 "그때 제대로 만들걸" 후회해도 늦습니다.
물론 무리한 요구나 계속되는 방향 변경은 안 됩니다. 하지만 애초에 약속했던 것, 기획서에 명시된 것, 합리적으로 기대할 수 있는 품질 수준이라면 당당히 재작업을 요구할 수 있습니다.
"이건 제가 원했던 느낌이 아니에요. 다시 작업해주실 수 있나요?"라고 분명하게 말하세요. 좋은 외주사라면 이해하고 다시 만들 것입니다.
너무 잦은 미팅은 작업에 방해가 됩니다
그렇다고 일주일에 2-3번 미팅하는 것은 과합니다. 너무 잦은 미팅은 작업에 방해가 됩니다. 디자이너나 개발자는 집중해서 작업할 시간이 필요한데, 계속 미팅을 하면 작업 흐름이 끊깁니다.
미팅을 준비하는 것도 시간이 걸립니다. 보여줄 자료를 정리하고, 진행 상황을 문서로 만들고, 발표 준비를 하는 것 자체가 작업 시간을 빼앗습니다.
잦은 검수는 창작을 해칠 수도 있습니다. 디자이너가 시안을 만드는 중간에 계속 "지금까지 한 거 보여주세요"라고 하면, 완성도 낮은 상태에서 의견을 제사하기 때문에 작업자가 작업물을 수 차례 자체 검토 업그레이드 하지 못할 뿐 아니라 전문가 의견이 무시되기에 좋은 작업자로 작업을 계속 시킬 수가 없습니다.
그래서 매주 한 번이 적절합니다. 외주사는 일주일 동안 집중해서 작업하고, 발주자는 주 단위로 진행 상황을 점검하는 것이 균형 잡힌 방식입니다.
월요일 미팅은 피해야 합니다
미팅 날짜도 중요합니다. 월요일은 피하는 것이 좋습니다. 월요일에 미팅을 잡으면, 외주사는 주말에 미팅 준비를 해야 합니다.
"월요일 오전에 미팅이 있으니, 일요일에 자료를 정리해야겠다"가 되면, 외주사 작업자들이 불만족 속에 작업할 수 있습니다. 주말까지 일해야 하는 상황이 반복되면, 프로젝트에 대한 열의가 떨어집니다.
금요일에 작업을 마무리하고 월요일 미팅을 준비하려다 보면, 정작 새로운 작업은 화요일부터 시작하게 됩니다. 실질적인 작업 일수가 줄어드는 것입니다.
월요일 미팅 때문에 작업 일정 자체가 변경될 수도 있습니다. "월요일에 보여드려야 하니 금요일까지는 끝내야 한다"며 금요일에 급하게 마무리하다 보면 품질이 떨어질 수 있습니다.
금요일 미팅도 좋지 않습니다
금요일도 미팅하기에 좋지 않은 요일입니다. 금요일 오후에 미팅을 하면, 그날 저녁이나 주말에 회의록을 정리하기 어렵습니다.
미팅에서 나온 의견과 결정 사항을 정리해서 공유하는 것은 중요합니다. 하지만 금요일 미팅 후에는 "주말이니까 월요일에 정리해서 보내드릴게요"가 되기 쉽습니다.
그러면 외주사는 월요일이 되어서야 정확한 피드백을 받게 됩니다. 그 사이에 미팅의 기억이 희미해질 수 있습니다. "그때 뭐라고 했더라?", "이 부분은 어떻게 하기로 했지?" 같은 혼란이 생깁니다.
또한 금요일 미팅 후 추가로 생각난 의견이 있어도, 주말에는 연락하기 애매합니다. 결국 월요일에 연락하게 되는데, 그러면 외주사는 이미 다른 방향으로 작업을 시작한 후일 수 있습니다.
화요일~목요일이 최적입니다
그렇다면 언제가 좋을까요? 화요일, 수요일, 목요일 중 하나가 가장 좋습니다.
화요일이나 수요일 미팅은 한 주의 중간 시점에 방향을 점검하고, 남은 시간 동안 피드백을 반영할 수 있습니다. 목요일도 괜찮습니다. 금요일 하루를 남겨두고 급한 수정사항을 처리할 수 있습니다.
이런 요일에 미팅하면 외주사는 주말을 방해받지 않고, 발주자도 미팅 후 바로 회의록을 정리해서 보낼 수 있습니다. 양쪽 모두 작업 리듬을 유지하면서 효과적으로 협업할 수 있습니다.
미팅 후에는 반드시 회의록을 공유하세요
미팅이 끝나면 회의록을 작성해서 공유해야 합니다. 누가 무엇을 언제까지 하기로 했는지 명확하게 기록하세요. 회의록은 외주사가 작성합니다.
"로그인 화면 배경색을 파란색 계열로 변경 (디자이너 김OO, 11월 10일까지)"처럼 구체적으로 적으면, 나중에 "그런 말 한 적 없다"는 식의 분쟁을 막을 수 있습니다.
회의록에 회의 시 거론했던 모든 내용을 적는 것은 안 됩니다. 결정사항, 확인할 사항에 대해서만 작성합니다.
회의록은 미팅 당일이나 다음 날까지는 보내는 것이 좋습니다. 기억이 생생할 때 정리해야 정확합니다.