요구사항이 바뀌면 계약서 수정이 필요한가요?
외주로 서비스를 개발하다 보면 처음 생각과 달리 요구사항이 바뀌는 경우가 자주 발생합니다. 이럴 때마다 "계약서를 다시 작성해야 하나?" "추가 비용이 발생하나?" 하는 고민이 생기실 겁니다. 요구사항 변경이 모두 계약서 수정으로 이어지는 것은 아닙니다. 변경의 규모와 시점, 그리고 어떻게 대응하느냐에 따라 프로젝트의 성패가 달라질 수 있습니다.
계약서 수정 없이 가능한 변경과 불가능한 변경
계약서 수정이 필요 없는 경우
일부 기능의 수정이나 작은 기능 추가는 계약서를 수정하지 않고도 작업이 가능합니다. 예를 들어, 버튼의 위치를 조정하거나 화면 흐름을 약간 변경하는 정도의 수정은 원래 계약 범위 내에서 협의를 통해 진행할 수 있습니다.
계약서 수정이 필요한 경우
간단해 보이는 기능이 복잡한 기능으로 변경되는 경우는 다릅니다. 예를 들어, 단순 게시판이 댓글과 좋아요, 공유 기능이 포함된 소셜 기능으로 확장된다면 개발 난이도와 작업량이 크게 증가합니다. 이런 경우 일정 지연뿐만 아니라 추가 비용이 발생하게 되므로 계약 내용의 조정이 필요합니다.
요구사항 변경이 가능한 시점
모든 시점에서 요구사항 변경이 동일한 영향을 미치는 것은 아닙니다. 변경이 가능한 시점과 변경 시 영향도를 이해하는 것이 중요합니다.
서비스 기획 단계에서의 변경
서비스 기획 단계에서의 요구사항 변경은 상대적으로 영향이 적습니다. 아직 디자인이나 개발이 시작되지 않았기 때문에 문서 수정만으로 대응이 가능합니다. 이 시기에 충분한 시간을 들여 요구사항을 논의하고, 검토하고, 리뷰하는 것이 이후 발생할 수 있는 문제를 예방하는 최선의 방법입니다.
디자인 단계에서의 변경
디자인이 진행 중이거나 완료된 후의 변경은 기획 단계보다 영향이 큽니다. 이미 완성된 화면 디자인을 수정해야 하므로 추가 작업이 발생합니다. 하지만 아직 개발이 시작되지 않았다면 기획과 디자인 재작업으로 해결할 수 있습니다.
개발 단계에서의 변경
개발 중에 요청되는 요구사항 변경은 가장 큰 영향을 미칩니다. 이미 작성된 코드를 수정하거나 폐기해야 하고, 경우에 따라 기획과 디자인까지 다시 작업해야 합니다. 간단한 변경이라고 생각했던 것이 건물의 밑돌을 빼내는 것처럼 전체 구조에 영향을 줄 수 있습니다.
요구사항 변경 시 일정과 비용 조정 방법
서비스 규모 조정으로 일정 맞추기
요구사항이 크게 변경되어 일정을 맞추기 어려운 경우, 서비스 규모를 줄여서 원래 일정을 지킬 수 있습니다. 핵심 기능만 먼저 개발하고, 추가 기능은 다음 단계로 미루는 방식입니다. 이렇게 하면 계약서를 수정하지 않고도 일정 내 출시가 가능합니다.
일정 연기에 대한 서면 합의
기능 변경으로 일정이 지연될 경우, 계약서 전체를 다시 작성하기보다는 일정 변경에 대한 합의를 서면으로 작성하는 것이 효율적입니다. 대부분의 외주 계약서에는 일정 연기 방법이 명시되어 있으므로, 이를 활용하여 변경 사항과 새로운 일정을 문서화하면 됩니다.
추가 비용 발생 시 대응
간단한 기능이 복잡한 기능으로 변경될 때는 일정뿐만 아니라 비용도 추가될 수 있습니다. 이런 경우 변경 범위, 추가 작업량, 소요 비용을 명확히 산정하여 서면으로 합의해야 합니다. 구두 합의는 나중에 분쟁의 원인이 될 수 있으니 반드시 문서로 남겨두세요.
외주를 분리하면 요구사항 변경 영향을 최소화할 수 있습니다
외주 서비스 제작 시 서비스 기획, 디자인, 개발을 분리하여 진행하면 요구사항 변경의 영향을 최소화할 수 있습니다.
분리 외주의 장점
각 단계를 분리하면 한 단계에서 발생한 요구사항 변경이 다음 단계로 넘어가기 전에 완전히 정리됩니다. 예를 들어, 서비스 기획 단계에서 요구사항을 충분히 검토하고 확정한 후 디자인을 시작하므로, 디자인 중에 기획이 바뀌는 일이 줄어듭니다.
통합 외주의 위험성
반면 기획, 디자인, 개발을 한 업체에 통으로 맡기면 한 단계에서의 변경이 전체 프로젝트에 연쇄적으로 영향을 미칩니다. 개발 중에 요구사항이 바뀌면 이미 개발했던 작업이 무용지물이 되고, 기획과 디자인까지 재작 업해야 하는 상황이 발생합니다. 이는 비용과 일정 모두에 큰 부담이 됩니다.
간단한 변경도 신중하게 판단해야 합니다
"이 정도 변경은 간단하잖아요"라고 생각하기 쉽지만, 실제로는 예상보다 큰 작업이 될 수 있습니다.
사용자 입장에서는 화면 하나를 추가하는 것처럼 보여도, 개발자 입장에서는 데이터베이스 구조 변경, 여러 화면 간의 데이터 흐름 수정, 보안 검토 등 복잡한 작업이 필요할 수 있습니다. 마치 건물의 밑돌을 빼내는 것처럼, 겉으로는 작은 변경이 전체 구조에 영향을 줄 수 있습니다.
그래서 요구사항 변경을 요청하기 전에 외주 업체와 충분히 상담하여 변경의 영향 범위를 파악하는 것이 중요합니다. 간단한 변경인지, 복잡한 변경인지는 개발자가 판단할 수 있으므로 미리 확인하고 결정하는 것이 현명합니다.
요구사항 변경을 최소화하는 것이 최선입니다
결국 가장 좋은 방법은 처음부터 요구사항을 명확히 정리하여 변경을 최소화하는 것입니다.
서비스 기획 단계에서 충분한 시간을 투자하여 모든 기능과 화면을 상세히 검토하고, 여러 번 리뷰하면서 빠진 부분이나 잘못된 부분을 미리 찾아내세요. 이 과정이 지루하게 느껴질 수 있지만, 개발 단계에서 발생하는 변경보다 훨씬 적은 비용과 시간으로 해결할 수 있습니다.
특히 예비 창업자나 처음 서비스를 만드는 분들은 서비스 기획의 중요성을 과소평가하기 쉽습니다. 하지만 기획이 탄탄할수록 개발이 순조롭고, 결과물의 품질도 높아집니다. 서비스 기획에 시간과 비용을 아끼지 마시고, 전문가의 도움을 받아 철저히 준비하시길 권해드립니다.
요구사항 변경은 외주 프로젝트에서 흔히 발생하는 일이지만, 어떻게 대응하느냐에 따라 프로젝트의 성공과 실패가 갈립니다. 변경의 시점, 규모, 영향을 정확히 파악하고, 외주 업체와 투명하게 소통하며, 모든 합의를 문서로 남기는 습관을 들이신다면 성공적인 서비스 출시에 한 걸음 더 가까워지실 겁니다.