외주 업체에 어떤 자료를 줘야 하나요?
스타트업 외주 의뢰 시 자료 준비 가이드
생각보다 간단합니다. 완벽한 문서보다 명확한 의도가 중요합니다.
많은 창업자분들이 외주 업체에 연락하기 전 "어떤 자료를 얼마나 준비해야 하나"를 고민하십니다. 문서를 정교하게 만들어야 할 것 같고, 빠뜨린 내용이 있으면 안 될 것 같은 부담감이 생기죠. 하지만 실제로는 생각보다 훨씬 간단합니다. 계약 단계에 따라 필요한 자료가 다르고, 완벽한 문서보다 서비스의 본질을 이해시키는 것이 더 중요합니다.
계약 전 상담·견적 단계: 최소한의 자료만 안전하게
기본 자료는 서비스 소개나 사업계획서면 충분합니다
서비스 기획서(스토리보드)가 아직 없다면, 서비스 소개 자료나 사업계획서를 보여주시면 됩니다. 외주 업체는 이를 통해 서비스의 규모와 복잡도를 파악하고 견적을 산출할 수 있습니다.
문서 전달은 신중하게, 보안은 철저하게
계약 전 상담이나 견적 요청 시에는 현장에서 문서를 보여주고 회수하는 것이 가장 안전합니다. 이메일이나 메신저로 전달하면 문서가 어디로 퍼질지 통제할 수 없기 때문입니다.
외주사가 견적 산출을 위해 문서 전달을 요구하는 경우:
- 공개해도 무방한 정보만 담긴 최소 문서만 제공하세요
- 보안서약서(NDA)를 받은 후 전달하세요
- 문서에 "대외비" 또는 "기밀" 문구를 명확히 표시하세요
견적을 받은 후 계약이 진행되지 않으면 문서 반환을 요구해야 하는데, 이 과정이 번거롭습니다. 처음부터 공개 가능한 범위의 자료만 제공하는 것이 현명합니다.
스토리보드가 있다면 보안 설정을 철저히
서비스 기획서(스토리보드)가 이미 있다면 이를 제공하여 견적을 산출하게 합니다.
전자문서 전달 시:
- 비밀번호를 설정하세요
- 문서 열람 유효기간을 지정하세요
- 워터마크나 대외비 표시를 추가하세요
인쇄 문서 전달 시:
- 보안서약서를 받은 후 전달하세요
- 모든 페이지에 대외비를 명시하세요
- 견적 완료 후 반드시 반환받으세요
계약 후 작업 단계: 있는 그대로 전달하면 됩니다
준비된 자료를 두서없이 전달해도 괜찮습니다
계약이 완료되고 서비스 기획, 디자인, 개발이 시작되면 준비된 문서를 있는 그대로 전달하시면 됩니다. 특히 서비스 기획 작업이 선행되는 경우, 요구사항 분석 단계에서 필요한 정보를 수집하고 정리하는 과정이 포함되어 있습니다.
메모, 아이디어 스케치, 참고 사례, 경쟁사 분석 자료 등 서비스와 관련된 모든 자료를 편하게 공유하세요. 정리되지 않은 상태여도 괜찮습니다.
문서 정리에 시간을 쓸 필요가 없습니다
"외주 업체에 전달하려면 문서를 깔끔하게 정리해야 하나요?"라는 질문을 자주 받습니다. 답은 "아니요"입니다.
서비스 기획이나 제작을 위해 별도로 문서를 만들거나 정리할 필요가 없습니다. 오히려 창업자가 문서 만들기에 시간을 쓰는 것보다, 서비스의 본질과 목표를 명확히 설명하는 데 집중하는 것이 훨씬 효과적입니다.
구두 전달만으로도 충분합니다
문서가 없어도 프로젝트는 진행됩니다
문서가 전혀 준비되지 않았다면? 구두로만 전달해도 됩니다.
요구사항 전달 시간을 정해 미팅을 진행하고, 내용을 녹취하여 AI로 정리하는 방식으로 요구사항을 문서화할 수 있습니다. 준비된 만큼만, 할 수 있는 만큼만 전달하시면 됩니다.
누락된 내용은 지속적인 리뷰로 보완됩니다
"혹시 빠뜨린 내용이 있으면 어쩌죠?"
미리 준비한 것이 부족하거나, 구두로 전달하면서 생각난 것만 이야기하게 되어 누락된 것이 많아도 괜찮습니다. 서비스 기획 단계에서는 매주 리뷰를 통해 요구사항을 지속적으로 확인합니다.
전문 기획자는 질문을 통해 창업자가 미처 생각하지 못한 부분까지 끌어내고, 체계적으로 정리합니다. 이것이 전문가와 협업하는 이유입니다.
외주 전문가가 진짜 보는 것
문서의 완성도보다 중요한 세 가지
외주 전문가가 평가하는 것은 문서의 완성도나 정리 수준이 아닙니다.
- 어떤 서비스를 하려고 하는가 - 서비스의 본질과 목표
- 왜 그러한 서비스가 필요한가 - 시장의 필요성과 문제 해결
- 업계에 종사하기에 검증된 내용인가 - 도메인 전문성과 실행 가능성
이 세 가지를 명확하게 전달할 수 있다면, 문서 형식은 중요하지 않습니다.
창업자의 통찰이 가장 중요한 자산입니다
외주 업체는 창업자의 업계 경험, 고객 이해, 서비스 철학을 가장 중요하게 봅니다. 이런 내용은 완벽한 문서보다 솔직한 대화에서 더 잘 드러납니다.
"우리 고객은 이럴 때 불편함을 느껴요", "이 기능은 반드시 있어야 해요, 왜냐하면..."처럼 현장에서 얻은 통찰을 구체적으로 공유하는 것이 어떤 문서보다 가치 있습니다.
자료 준비에 대한 부담을 내려놓으세요
완벽한 준비보다 명확한 의도
외주 의뢰 시 전달해야 할 자료에 심혈을 기울일 필요가 없습니다.
- 계약 전에는 최소한의 자료로 보안을 지키세요
- 계약 후에는 있는 그대로 편하게 공유하세요
- 문서가 없으면 구두로 전달하세요
- 누락된 내용은 함께 채워갑니다
창업자가 집중해야 할 것은 문서 작성이 아니라, 만들려는 서비스에 대한 명확한 이해와 고객에 대한 깊은 통찰입니다. 그것만 있다면, 좋은 외주 파트너와 함께 훌륭한 서비스를 만들 수 있습니다.