정부지원금으로 외주를 맡길 때 필수 증빙이 뭔가요?
정부지원사업은 예산집행 전후로 명확한 증빙 절차를 요구하기 때문에, 단계별로 어떤 서류를 준비해야 하는지 정확히 아는 것이 중요합니다. 지원사업마다 언제 어떤 서류와 증빙이 필요한지 안내가 되기 때문에 지원사업에 선정된 후 지원사업 공지를 통해 알아보시면 됩니다.
집행 전 단계에서 준비해야 할 필수 서류
견적서와 비교견적서
외주업체로부터 받은 서비스 제작 견적서가 기본입니다. 여기에 외주비용이 일정 금액 이상이면 비교견적서가 필요합니다. 같은 작업 범위에 대해 두 개 이상의 업체에서 받은 견적을 비교한 자료입니다.
비교견적이 필요한 이유는 정부지원금이 적정한 시장가격으로 집행되는지 확인하기 위해서입니다. 금액 기준은 지원사업마다 다르지만, 수백만 원 이상의 외주비라면 대부분 비교견적을 요구합니다.
용역계약서
외주업체와 체결하는 공식 계약서입니다. 서비스 제작 범위, 기간, 비용, 납품 조건 등이 명확하게 적혀 있어야 합니다. 구두 약속이나 이메일 합의만으로는 증빙이 인정되지 않습니다. 반드시 양측이 서명 또는 날인한 정식 계약서가 필요합니다.
과업지시서 또는 업무범위명세서
'무엇을 외주로 맡기는가'를 구체적으로 설명하는 문서입니다. UX 설계, 화면 디자인, 서비스 기획 등 작업 범위를 상세히 명시해야 합니다. 이 문서가 없으면 외주 작업의 정당성을 입증하기 어렵습니다.
사업비지급요청서
지원기관에 제출하는 내부 서식입니다. 외주용역비 항목으로 얼마를 집행하겠다는 요청을 공식적으로 문서화하는 절차입니다.
집행 전 단계 유의사항
소액 외주라도 '외주용역비' 항목으로 명확히 분류하고 위 서류들을 미리 갖춰두어야 합니다. 개인 프리랜서나 해외 업체와 계약하는 경우 결제 증빙이 더 까다로울 수 있으니 사전에 운영 담당자와 체크하는 것이 좋습니다.
집행 후 단계에서 제출해야 할 증빙 자료
외주 작업이 완료되고 비용을 지급한 후에는 실제 집행 내역을 증명하는 서류들을 정리해야 합니다.
외주 결과물 및 완료보고서
실제 작업이 완료되었음을 보여주는 산출물이 필요합니다. UX 설계 문서, Figma 파일, 서비스 기획서 등 눈에 보이는 결과물과 함께 완료보고서를 제출합니다. 단순히 돈만 지급한 것이 아니라 실제로 작업이 이루어졌다는 증거입니다.
세금계산서 또는 계산서
외주업체가 발행한 공식 세금계산서가 필수입니다. 현금영수증이나 간이영수증으로는 인정받기 어렵습니다. 사업자등록이 되어 있는 업체라면 반드시 세금계산서를 받아야 합니다.
지급 내역 증빙
계좌이체 내역서, 입금증 등 실제로 돈을 지급했다는 증거가 필요합니다. 현금 지급은 증빙이 어려우므로 가급적 계좌이체로 처리하는 것이 안전합니다.
외주업체 확인 서류
외주업체의 사업자등록증 사본이나 인감증명서를 첨부해서 실존하는 업체임을 입증해야 합니다. 특히 개인사업자나 소규모 업체의 경우 이 서류가 빠지면 정산이 거부될 수 있습니다.
지출명세서와 내부 승인문서
외주비가 어떤 항목으로 집행되었는지 정리한 지출명세서와, 내부 결재라인을 거친 집행결의서 등이 필요합니다. 외주용역비로 적정하게 분류되었음을 보여주는 문서입니다.
놓치기 쉬운 핵심 체크포인트
외주용역비 항목 적격성 확인
모든 외주가 '외주용역비' 항목으로 인정받는 것은 아닙니다. 지원사업의 집행 기준을 먼저 확인해서 해당 작업이 외주용역비로 분류될 수 있는지 점검해야 합니다.
사업기간 내 집행 여부
계약 체결과 비용 지급이 모두 지원사업 기간 내에 이루어져야 합니다. 사업 종료 후에 뒤늦게 계약하거나 지급한 비용은 인정되지 않습니다. 일정 관리가 중요합니다.
소액 집행도 동일한 절차 적용
금액이 작다고 해서 서류를 간소화할 수 없습니다. 50만 원짜리 외주든 500만 원짜리 외주든 기본 증빙 절차는 동일하게 적용됩니다. 소액이라고 방심하면 정산 시 문제가 생길 수 있습니다.