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외주 개발을 진행하다 보면 다양한 문제에 부딪히게 됩니다. 기술적 난이도, 비용 문제, 일정 지연 등 여러 어려움이 있지만, 그중에서도 가장 빈번하게 발생하고 해결하기 어려운 문제가 있습니다. 바로 외주사와 발주사 간의 소통 부재입니다.

 

소통 부재가 만드는 악순환

외주사와 발주사의 소통이 원활하지 않으면 작은 문제도 큰 위기로 번집니다. 소통 부재는 단순히 연락이 잘 안 되는 수준이 아니라, 프로젝트의 진행 상황과 문제점을 공유하지 않는 구조적인 문제입니다.

일정 보고가 없으면

외주사가 정기적으로 일정을 보고하지 않으면 발주사는 프로젝트가 제대로 진행되고 있는지 알 수 없습니다. "개발 중입니다"라는 짧은 답변만 받고 몇 주가 지나면, 실제로는 전혀 진행되지 않았거나 엉뚱한 방향으로 작업이 진행된 경우가 많습니다. 일정 보고는 단순히 "몇 퍼센트 완료했다"는 숫자가 아니라, 어떤 기능을 완료했고 어떤 부분이 남았으며 예상되는 문제는 무엇인지 구체적으로 공유하는 것이어야 합니다.

정기적인 미팅의 부재

정기 미팅이 없으면 발주사와 외주사는 각자의 생각대로 프로젝트를 이해하게 됩니다. 발주사는 기능이 이렇게 구현될 것이라 기대하지만, 외주사는 다르게 이해하고 작업합니다. 이런 간극은 정기 미팅에서 화면을 함께 보며 확인하는 과정이 있어야 좁혀집니다. 주 1회 30분만이라도 화상회의나 대면 미팅을 통해 진행 상황을 직접 확인하고 방향을 조율해야 합니다.

 

문제를 밝히지 않는 외주사

작업이 잘 진행되고 있지 않을 때 이를 밝히지 않는 외주사는 습관처럼 문제를 발생시킵니다. 문제 은폐는 외주 프로젝트 실패의 가장 치명적인 원인 중 하나입니다.

지연을 뒤늦게 알리는 패턴

"다음 주면 됩니다"라고 말하다가 다음 주가 되면 "조금만 더 시간을 주세요"라고 말하는 패턴이 반복되면, 이는 외주사가 실제 작업 진행 상황을 제대로 파악하지 못하고 있거나 의도적으로 지연을 숨기고 있다는 신호입니다. 일정이 지연될 때는 미리 알리고 지연 사유와 새로운 일정을 제시해야 하는데, 이런 기본적인 소통조차 하지 않는 외주사는 프로젝트 관리 능력이 없다고 봐야 합니다.

 

작업자의 연차가 낮을 때 문제

작업자의 경험이 부족한 경우 소통 문제는 더욱 심해집니다. 작업은 지연되고, 그 불만을 발주사에게 쏟아내기 일쑤입니다.

경험 부족이 만드는 악순환

신입이나 주니어 개발자는 기술적 문제에 부딪혔을 때 이를 효과적으로 해결하는 방법을 모릅니다. 며칠을 같은 문제에 매달리다가 결국 포기하거나, 잘못된 방법으로 구현해서 나중에 전체를 다시 만들어야 하는 상황이 발생합니다. 경험 많은 개발자라면 하루 만에 해결할 문제를 일주일씩 끌면서 일정을 소진합니다.

발주사에게 불만을 쏟는 이유

연차가 낮은 작업자는 문제의 원인을 자신이 아닌 외부에서 찾으려는 경향이 있습니다. "기획서가 불명확해서 작업이 안 됩니다", "디자인이 자꾸 바뀌어서 개발이 어렵습니다", "요구사항이 너무 많아서 일정을 맞출 수 없습니다"같은 말로 책임을 전가합니다. 물론 기획이나 디자인에 실제로 문제가 있을 수 있지만, 경험 있는 작업자라면 이를 건설적으로 제안하고 해결책을 찾는 반면, 미숙한 작업자는 불평만 늘어놓습니다.

중도금 지급 전 철저한 관리

소통 부재와 작업 지연 문제에 대한 가장 효과적인 해결책은 중도금 지급 전 철저한 일정과 작업 관리입니다.

중도금 지급 시점의 의미

중도금은 일반적으로 프로젝트의 50% 시점에 지급됩니다. 이 시점까지는 발주사가 외주사에게 압력을 행사할 수 있는 레버리지가 있습니다. 중도금을 지급하기 전까지는 외주사도 긴장하며 발주사의 요구에 적극적으로 응답합니다. 하지만 중도금을 받고 나면 태도가 달라지는 외주사들이 있습니다. 따라서 중도금 지급 전에 얼마나 철저하게 관리하고 문제를 파악하느냐가 프로젝트의 성패를 좌우합니다.

중도금 전 체크리스트

중도금을 지급하기 전에 다음 사항들을 반드시 확인해야 합니다. 일정에 맞추어 작업을 했는지 확인합니다. 남은 일정과 작업량을 확인합니다.

관심을 가지는 만큼 문제를 방지한다

발주사가 프로젝트에 얼마나 관심을 갖고 관리하느냐에 따라 결과가 달라집니다. 매주 진행 상황을 확인하고, 구현된 기능을 직접 사용해보고, 외주사와 정기 미팅을 하는 발주사의 프로젝트는 성공 확률이 높습니다. 반대로 외주사에게 모든 것을 맡기고 손을 놓은 발주사의 프로젝트는 높은 확률로 실패합니다. 관심은 곧 예방입니다.

생긴 문제도 해결할 수 있다

프로젝트를 철저히 관리하면 문제가 발생했을 때도 빠르게 대응할 수 있습니다. 일정 지연을 초기에 발견하면 추가 인력 투입이나 일정 조정으로 해결할 수 있지만, 뒤늦게 발견하면 손쓸 방법이 없습니다. 작업자의 역량 부족을 중도금 전에 파악하면 작업자 교체를 요구할 수 있지만, 중도금 후에는 협상력이 약해집니다. 철저한 관리는 문제 예방뿐 아니라 신속한 해결을 가능하게 합니다.

 

최악의 상황에서 최선의 선택

아무리 관리를 잘해도 외주사가 프로젝트를 제대로 수행할 능력이 없다고 판단되는 순간이 올 수 있습니다. 이때 필요한 것은 과감한 결정입니다.

외주사를 바꾸는 결정

중도금 지급 전에 외주사의 역량 부족이나 소통 불가능성이 명확해진다면, 외주사를 바꾸는 것도 선택지입니다. 물론 이미 지급한 계약금은 손실이지만, 잘못된 외주사와 끝까지 가는 것보다는 빠른 선택이 손실을 줄입니다. 중도금 후에는 이미 많은 비용을 지급한 상태라 외주사를 바꾸기 어렵고, 그렇다고 계속 진행하자니 실패가 예상되는 딜레마에 빠집니다.

외주사 교체 결정 기준

다음과 같은 상황이라면 외주사 교체를 진지하게 고려해야 합니다. 첫째, 2주 이상 지연됐는데 회복 계획이 없는 경우입니다. 둘째, 요청에 대한 답변이 3일 이상 없고 이런 일이 반복되는 경우입니다. 셋째, 구현된 결과물의 품질이 현저히 낮고 개선되지 않는 경우입니다. 넷째, 외주사가 거짓 보고를 하거나 문제를 계속 숨기는 경우입니다. 이런 신호들이 보이면 더 큰 손실을 막기 위해 결단을 내려야 합니다.

계약서의 중도 해지 조항

계약 단계에서 중도 해지 조항을 명확히 해두는 것이 중요합니다. "일정이 2주 이상 지연되고 회복 계획이 없을 경우 발주사는 계약을 해지할 수 있으며, 이 경우 기 지급 금액 중 50%를 환급받는다"같은 구체적인 조건을 넣어야 합니다. 이런 조항이 없으면 외주사를 바꾸고 싶어도 법적 근거가 없어 어려워집니다.

 

소통 체계 구축이 답이다

외주 개발에서 발생하는 대부분의 문제는 명확한 소통 체계로 예방할 수 있습니다.

주간 보고 양식 정하기

외주사가 매주 정해진 양식으로 보고하도록 계약서에 명시해야 합니다. 보고 내용에는 이번 주 완료 작업, 다음 주 계획 작업, 진행 중 문제점, 일정 변동 사항이 포함되어야 합니다. 단순히 "진행 중입니다"가 아니라 구체적인 항목을 체크할 수 있어야 합니다.

정기 미팅 일정 고정하기

매주 같은 요일 같은 시간에 미팅을 하는 것으로 약속하고, 이를 계약서에 명시합니다. 미팅에서는 외주사가 구현된 화면을 공유하고 발주사가 직접 확인하며 피드백을 줍니다.

개발 환경 접근 권한 확보

외주 개발의 성공은 기술력보다 소통에 달려있습니다. 정기적인 보고와 미팅으로 진행 상황을 투명하게 공유하고, 문제가 생기면 즉시 밝히며, 발주사는 중도금 전까지 철저히 관리하는 것이 외주 프로젝트를 성공으로 이끄는 핵심입니다.