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외주 프로젝트를 진행하다 보면 예상치 못한 실패를 경험하게 됩니다. 비용을 지불하고 계약을 맺었지만, 결과물은 기대에 미치지 못하거나 일정은 끝없이 지연됩니다. 외주 프로젝트 실패에는 명확한 패턴이 있으며, 이를 이해하면 불필요한 손실을 예방할 수 있습니다.

 

작업자 개인의 역량이 프로젝트를 좌우한다

IT 서비스 제작은 작업자 개인의 역량에 크게 의존합니다. 외주사와 계약을 맺더라도 실제 코드를 작성하고 디자인을 만드는 것은 개별 작업자이기 때문에, 그들의 능력이 곧 프로젝트의 성패를 결정합니다.

기술력의 차이

같은 개발자라도 기술 수준은 천차만별입니다. 어떤 개발자는 복잡한 기능을 효율적으로 구현하지만, 다른 개발자는 간단한 기능조차 비효율적인 코드로 작성합니다. 기술력이 부족한 작업자가 투입되면 결과물의 품질이 낮아질 뿐 아니라, 나중에 유지보수나 기능 추가가 어려워집니다. 외주사의 회사 이름이나 사무실 규모가 아니라, 실제 투입될 작업자의 기술 수준을 확인해야 하는 이유입니다.

작업 속도

기술력이 있어도 작업 속도가 느리면 일정을 지킬 수 없습니다. 하루에 처리할 수 있는 작업량은 개발자마다 다르며, 이는 경험과 숙련도에서 비롯됩니다. 신입 개발자와 경력 개발자의 작업 속도는 몇 배 이상 차이가 날 수 있습니다. 외주사가 견적을 산정할 때 어떤 수준의 작업자를 투입할 것인지에 따라 일정이 달라집니다.

멀티 프로젝트 동시 작업 능력

한 명의 작업자가 여러 프로젝트를 동시에 진행하는 경우가 많습니다. 능력 있는 작업자는 여러 프로젝트를 효율적으로 관리하지만, 역량이 부족한 작업자는 프로젝트 간 우선순위를 잘못 판단하거나 작업을 놓치게 됩니다. 외주사가 작업자에게 과도한 프로젝트를 할당하면, 개별 프로젝트의 진행 속도는 필연적으로 느려집니다.

 

외주사의 관리 능력 부재

작업자의 역량이 부족할 때 외주사는 이를 파악하고 대처해야 합니다. 하지만 프로젝트를 실패하는 외주사는 인력 선별 능력과 관리 능력이 모두 부족합니다.

A급이 A급을 모으는 이치

우수한 외주사는 우수한 작업자를 선별하고 관리할 수 있는 시스템을 갖추고 있습니다. 반대로 관리 능력이 없는 외주사는 작업자의 역량을 제대로 평가하지 못하고, B급 또는 C급 작업자를 프로젝트에 투입합니다. 이는 단순히 실력 있는 작업자를 찾지 못해서가 아니라, 실력을 판단할 능력 자체가 없기 때문입니다. 외주사의 대표나 PM이 기술을 이해하지 못하면 작업자의 역량을 평가할 수 없고, 결국 프로젝트는 실패로 향합니다.

프로젝트 진행 상황 파악 실패

외주사의 관리자는 작업자가 일정대로 작업하고 있는지, 어떤 문제에 부딪혔는지 실시간으로 파악해야 합니다. 하지만 관리 능력이 없는 외주사는 작업자에게 일을 던져놓고 결과만 기다립니다. 작업이 지연되고 있다는 사실을 뒤늦게 알게 되고, 그때는 이미 일정 회복이 불가능한 상태가 됩니다. 주간 보고, 일일 스탠드업 미팅, 이슈 트래킹 같은 기본적인 관리 도구조차 사용하지 않는 외주사라면 위험 신호입니다.

 

발주사의 무관심이 실패를 부른다

외주를 맡겼다고 해서 발주사가 손을 놓으면 프로젝트는 방향을 잃습니다. 외주사가 작업을 더디게 진행하고 있는데 발주사가 이를 방치하면, 프로젝트의 실패는 정해진 길과 같습니다.

일정 확인을 게을리하면

외주사로부터 일정을 받았다면, 그 일정을 실제로 지키고 있는지 지속적으로 확인해야 합니다. 한 달에 한 번 보고받는 것으로는 부족합니다. 최소 일주일에 한 번은 진행 상황을 점검하고, 구현된 서비스를 직접 사용해봐야 합니다. 외주사가 "80% 완료했습니다"라고 보고해도, 실제로 테스트해보면 핵심 기능이 작동하지 않는 경우가 많습니다.

구현된 서비스를 직접 체크하는 방법

말로만 듣지 말고 실제 결과물을 확인해야 합니다. 구현된 기능을 직접 사용해보고, 기획서나 디자인과 일치하는지 점검해야 합니다. 버튼을 눌러보고, 데이터를 입력해보며 테스트해봐야 합니다. 이 과정 없이 외주사의 말만 믿으면 안됩니다.

 

발주사의 선함이 오히려 독이 된다

믿고 맡기는 선함으로 외주사를 최대한 배려해주는 좋은 발주사들이 있어 좋은 세상이지만, 안타깝게도 선한 발주사가 대부분 피해를 입습니다.

일정 지연에 책임을 묻지 않으면

외주사가 약속한 일정을 지키지 못할 때 "사정이 있겠지, 조금 더 기다려주자"라고 생각하면 프로젝트는 무한정 지연됩니다. 한두 주 지연될 수는 있습니다. 예상치 못한 기술적 문제나 불가항력적인 상황이 발생할 수 있기 때문입니다. 하지만 지연된 작업 속도를 정상화시키지 못하면 지연이 쌓이고 쌓여 프로젝트 실패로 이어집니다.

책임을 물어야 하는 이유

일정 지연에 대해 반드시 책임을 물어야 합니다. 이는 외주사를 공격하거나 비난하기 위함이 아니라, 문제를 명확히 인식하고 해결책을 찾기 위함입니다. "왜 지연됐나요?", "지연된 일정을 어떻게 회복할 계획인가요?", 같은 질문을 통해 외주사가 문제를 직시하고 대응하도록 만들어야 합니다. 발주사의 침묵은 외주사에게 "이 정도 지연은 괜찮다"는 잘못된 신호를 줍니다.

지연 속도 정상화의 중요성

일정이 지연됐을 때 중요한 것은 지연된 시간 자체가 아니라, 작업 속도를 정상화할 수 있느냐입니다. 예를 들어 1주일 지연됐다면, 다음 주에 정상 속도로 돌아와야 합니다. 그런데 계속 느린 속도로 작업하거나, 더 느려진다면 이는 구조적인 문제가 있다는 신호입니다. 작업자의 역량 부족, 동시 진행 프로젝트 과다, 외주사의 관리 능력 부족 같은 근본 원인을 찾아 해결하지 않으면 프로젝트는 결국 실패합니다.

 

실패를 예방하는 구체적 방법

외주 프로젝트 실패의 네 가지 원인을 이해했다면, 이제 실질적인 예방책이 필요합니다.

계약 전 작업자 확인

외주사와 계약할 때 실제 투입될 작업자와 직접 미팅을 해서 확인하는 것이 좋습니다. 유사 프로젝트 경험을 물어보면 대략적인 역량을 가늠할 수 있습니다.

주간 점검 루틴 만들기

매주 정해진 요일에 진행 상황을 확인하는 루틴을 만들어야 합니다. 외주사로부터 주간 보고서를 받고, 실제 구현된 부분을 테스트합니다. 이 과정이 번거롭게 느껴지더라도, 프로젝트 실패로 인한 손실에 비하면 작은 투자입니다.

일정 지연 시 대응 프로세스

계약서에 일정 지연 시 대응 방법을 명시해야 합니다. 예를 들어 "1주 이상 지연 시 원인 보고서 제출", "2주 이상 지연 시 추가 인력 투입 또는 계약 해지 검토"같은 구체적인 조치를 정해둡니다. 이렇게 하면 외주사도 일정 관리에 더 신경 쓰게 되고, 발주사도 대응 근거를 갖게 됩니다.

선함과 명확함의 균형

외주사를 배려하는 것과 계약을 명확히 관리하는 것은 별개입니다. 작업자가 최선을 다하고 있다면 응원하고 지원하되, 약속을 지키지 못하는 것에 대해서는 명확히 지적하고 개선을 요구해야 합니다. 이것이 오히려 외주사에게도 명확한 기준을 제시하는 것이며, 결과적으로 양측 모두에게 이로운 방식입니다.